Sure Step: Grado de ajuste de un ERP

Un factor muy importante para tener éxito en una implementación de Microsoft Dynamics es determinar y entender el Grado de Ajuste. Este es un indicador numérico el cual explica que tan cerca o lejos estamos de los requerimientos del cliente en un NAV estándar.

Determinando el Grado de Ajuste

El Grado de Ajuste es determinado durante la Fase de Diagnostico de Sure Step en la parte de Fit Gap. El fin de estos trabajos es determinarlos procesos de alto nivel, los requerimientos funcionales y no funcionales además de definir la forma de la solución.

Generalmente hay 4 posibles resultados que requieren identificación:

  • Característica estándar: Este es el resultado preferible. Significa que el requerimiento puede ser cubierto con el software tal cual, sin configuraciones o instalaciones especiales. La mayor parte de las veces hay muchos de estos resultados porque la mayoría de las tareas y procesos son comunes a todas la compañías y de ahí que son cubiertas por la solución estándar. Ejemplos de esto es el uso de múltiples almacenes, establecimiento y observancia de limites de crédito para los clientes o el manejo de reservas de productos a través el sistema.
  • Configuración: Cuando la funcionalidad existe en el sistema pero el sistema debe ser configurado para su utilización; de hecho, son características estándar que requieren trabajo de consultoría para poder ser utilizados. Ejemplos de estos requerimientos son aquellos como los procesos de venta para clientes nacionales y extranjeros, el manejo de las ventas, los procesos de aprobación o configurar el sistema de planeación de la demanda.
  • Personalización: Los resultados menos deseables. Cuando hay un requerimiento que no es cubierto por la funcionalidad natural del sistema, debe ser programado. Cosas como facturación automática no son soportadas por Dynamics NAV estándar y requieren algo (o mucho) de programación.
  • Flujos de Trabajo: Si no hay un ajuste completo entre un requerimiento y la funcionalidad estándar, y la personalización es requerida, aun así existe la posibilidad de que la compañía decida realizar un cambio en sus procesos que se adapte a la funcionalidad estándar el lugar de programar. Hay muchas razones por las cuales esta es de lejos una mejor solución que la programación y siempre debe ser considerada antes de tomar la decisión de programar.

Las características estándar y los requerimientos de configuración se dicen que ajustan mientras que la programación se denomina gaps.

Dicho de una manera más sencilla, el grado de ajuste es el porcentaje de requerimientos que se ajustan sobre la suma total de requerimientos. Digamos que si durante el análisis se detectan 87 requerimientos de los cuales 63 ajustan, el grado de ajuste es del 72.4%, ¿puede ser mas sencillo?

Los Add-ons o soluciones ISV de terceros también cuentan como un ajuste así que es critico identificar esos posibles add-ons los cuales pueden ser utilizados como parte de un ajuste natural de NAV.

Entendiendo el Grado de Ajuste

Las características estándar y los requerimientos de configuración cuentan hacia el grado de ajuste mientras que las personalizaciones no. Aunque las soluciones de Dynamics vienen con capacidades de personalización, cada característica que requiera programación aleja la solución de un producto estándar.

Desde la perspectiva del grado de ajuste, todos los requerimientos son iguales. Esto significa que no hay un peso dado a un requerimiento y dos personalizaciones y ambos casos afectaran de la misma manera el grado de ajuste sin importar su grado de complejidad.

¿Esto es confuso no? ¿Cómo es posible que todos los requerimientos pesen lo mismo?

Bueno, naturalmente, no es así, pero durante el análisis deberemos de poner todos los requerimientos al mismo nivel, ajustes y gaps. Si un cliente dice que necesita fabricar en el método configurar por orden de producción, se puede decir que tenemos un gap, o podemos disolver este gran requerimiento en varios más pequeños hasta encontrar lo que el cliente realmente necesita. Uno se sorprende a veces de que un gap muy grande, al ser separado en varios más pequeños, puede ajustarse más a la solución. También puede ocurrir al revés.

Solo analizando los requerimientos a fondo y poniéndolos en un mismo nivel con una métrica correcta, se puede definir correctamente el grado de ajuste de un sistema, de otra forma, se estarán comparando peras con manzanas.

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