Conducir un análisis de presupuesto de ventas en NAV

 

Introducción

Un presupuesto de ventas es una predicción basada en el desempeño de las ventas y el análisis de las condiciones esperadas del Mercado. El verdadero valor de hacer un presupuesto de ventas es que nos fuerza a mirarnos en el futuro de forma objetiva. La compañía que toma notas de su pasado se mantiene lejos de su presente porque con ese análisis ve en su futuro,

Conducir un presupuesto de ventas provee al negocio de una evaluación de las ventas pasadas y actuales así como el crecimiento anual permitiendo comparar su empresa con las normas existentes. También permite establecer políticas para monitorear los precios y costos operativos garantizando ganancias y notar los problemas pequeños antes de que se hagan más grandes.

Al final debemos entender:

  • La importancia de realizar un presupuesto de ventas
  • Los métodos que se usan para crear presupuestos
  • Que tanto se debe presupuestar
  • Que se necesita para preparar un presupuesto
  • Donde recolectar información para producir ese presupuesto
  • Qué factores afectan las ventas

Temas:

  1. La importancia de los presupuestos de ventas
  2. Que información se necesita para preparar el presupuesto
  3. Que tan seguido se debe presupuestar
  4. Técnicas de presupuesto
  5. Como aplicar los presupuestos a los negocios nuevos
  6. Como producir un presupuesto en el cual se pueda creer
  7. Análisis real vs. Presupuesto
  8. Quien debe preparar el presupuesto
  9. Navision como herramienta para los presupuestos de ventas

I. La importancia de los presupuestos de ventas

El presupuesto de ventas es una herramienta para la empresa, se debe tener en cuenta el pulso de la empresa y saber asi que tan sana está. Los reportes de estos presupuestos mediante graficas y análisis permites ver como se comporta. Puede hacer la diferencia entre solo sobrevivir y ser exitoso en el negocio además de que es una base vital para el presupuesto de la empresa.

Las compañías que implementan presupuestos de ventas acertados obtienen beneficios importantes como:

  1. Mejorar el flujo de efectivo
  2. Saber cuanto y cuando comprar
  3. Conocimiento a fondo de los clientes y los productos que ordenan
  4. La habilidad de planear la producción y la capacidad
  5. La habilidad de identificar tendencias o patrones de las ventas
  6. Determinar el retorno de inversión esperado (esto puede ser de mucha ayuda si la empresa esta tratando de obtener financiamiento de inversionistas u otras instituciones)

La combinación de estos beneficios puede resultar en:

  • Incremento en utilidades
  • Incremento en la retención de clientes
  • Reducir costos
  • Incrementar eficiencia

Para que los presupuestos de ventas sean de valor para el negocio, no deben ser tratados como un ejercicio aislado. Más que eso, deben ser integrados en todas las facetas de su empresa

II. ¿Que información se necesita para preparar un presupuesto de ventas?

Ya que el presupuesto se basa en las ventas previas, es necesario saber el volumen de ventas de los años anteriores. Para completar el presupuesto, se requiere tomar en consideración todos los elementos, tanto internos como externos que puedan afectar las ventas

Matemáticamente es posible presupuestar las ventas como cierta precisión. Realísticamente, esta precisión puede ser afectada por los factores externos de mercado y económicos que están más allá de su control. A continuación listamos algunos de estos factores:

  • Temporalidad de las ventas
  • Estado de la economía
  • Competencia directa o indirecta
  • Eventos políticos
  • Modas o estilos
  • Cambios en la población
  • Clima
  • Cambios en la productividad

Los presupuestos requieren análisis suficientemente detallados de los factores internos y externos relacionados con las funciones de ventas, los factores internos que pueden afectar las ventas son mas controlables como:

  • Problemas laborables
  • Cambios en las políticas de crédito
  • Planes de motivación de ventas
  • Faltantes de inventario
  • Cambios en los precios
  • Disminución de capital de trabajo
  • Cambios en los métodos de distribución
  • Nuevas líneas de productos

El presupuesto de ventas debe ser calificado haciendo las siguientes preguntas:

  1. ¿Cuáles son los productos que deben ser presupuestados (líneas de producto individual o unidades de negocio)?
  2. ¿Qué tan lejos en el futuro debe extenderse el presupuesto?
  3. ¿Qué tan frecuentemente se debe presupuestar?
  4. ¿Qué tan frecuentemente se debe revisar y/o actualizar el presupuesto?
  5. ¿Cuál es la tolerancia de desviación aceptable para el presupuesto?

Los siguientes datos internos deben ser escrutados y analizados cuando se conduce un análisis de ventas. De ahí que los datos deben ser preparados en una base consistente:

  1. Registros contables
  2. Estados financieros
  3. Reportes de ventas
  4. Solicitudes de servicio post venta de los clientes

Es significativo notar que si se vende más de un tipo de producto o servicio, se deben preparar presupuestos por separado para cada servicio o grupo de productos. Entre más enfocado se realice el presupuesto, más preciso será.

III. ¿Cada cuando hay que presupuestar?

Un presupuesto de ventas necesita ser realizado, revisado y comparado con el desempeño actual sobre una base regular. Pensemos que es una rutina que mantiene al negocio funcionando sin problemas de manera que se logren resultados.

Aunque el nivel de confort de cada dueño de empresa es diferente, el presupuesto de ventas debe realizarse mensualmente durante el primer año y cada trimestre a partir del segundo. Entre más seguido se presupueste, es más sencillo identificar variaciones entre las ventas de cada año así como identificar las tendencias o variaciones de una forma más realista.

Aunque todo presupuesto tiene un porcentaje de incertidumbre, entre mas largo sea el plazo presupuestado, mas incertidumbre generará. Como regla de dedo se deben utilizar tres periodos:

1. Presupuestos de corto plazo menores a 3 meses. Se usan para tomar decisiones de forma continua sobre como planear, calendarizar, inventario, producción y tareas de logística.

2. Presupuestos de rango intermedio. Van de 3 meses a dos años. Son utilizados para planeación de presupuesto, control de gasto, marketing de nuevos productos, planes de compensaciones para la fuerza de ventas, planeación de instalaciones.

3. Presupuestos de largo alcance que cubren mas de dos años. Son utilizados para decidir si se entra a nuevos mercados, desarrollo de nuevos productos o servicios, expansiones o contratos de larga duración.

Tal vez el método mas simple es asumir un porcentaje de incremento (o decremento) en las ventas que continuará sin que sea afectado por los factores de mercado.

IV. Técnicas de presupuesto

El presupuestar ventas no es difícil. De hecho, aunque nunca haya realizado un presupuesto de manera formal, probablemente ya ha utilizado algún método informal para realizarlo lo sepa o no, para probar esto, conteste a las siguientes preguntas:

  • ¿Alguna vez se ha preguntado sobre sus requerimientos de inventario?
  • ¿Alguna ocasión a verificado que tenga los suficientes vendedores para cubrir todo su territorio?
  • ¿Ha revisado cuáles son sus ventas totales?
  • ¿Ha revisado cual es el volumen alcanzado por un cliente en especifico?
  • ¿Se ha preguntado por qué en una región especifica ha habido aumentos o disminuciones de ventas?

Si ha contestado Si a cualquiera de las preguntas, usted a conducido un presupuesto de ventas de manera informal.

Hay dos métodos principales para presupuestar: Cualitativo y Cuantitativo o en base a juicios. Muchas compañías utilizan ambos métodos al mismo tiempo.

Para definirlo de una manera sencilla, la palabra cuantitativo significa estimar un monto particular indefinido o considerable de algo. Las técnicas cualitativas recaen principalmente en el número de presupuestos concluidos. Estos números son multiplicados, sumados o correlacionados y después colocados en una fórmula que predice las ventas de la compañía. Se puede comenzar aumentando valores para llegar a los totales o comenzar desde los totales para llegar a la base de contribución. Las técnicas cuantitativas son calculadas desde números importantes como volumen de ventas, PIB, gasto posible o número total posibles compradores en el mercado. Estos datos impactan de manera importante al presupuestar.

Si la demanda de su producto es muy estable y predecible, el presupuesto consiste en las ventas anteriores y la inflación para predecir las ventas futuras. En una formula seria

Ventas Anteriores + Porcentaje de Inflación = Presupuesto de ventas.

Presupuestos Mensuales

En el caso de pequeñas variaciones mensuales sobre un periodo de tiempo de varios años, un método para hacer el presupuesto puede basarse en la distribución de ventas por mes.

Supongamos que estamos haciendo un presupuesto a corto plazo para el mes de Octubre. En los años anteriores las ventas del mes de octubre implican el 12.5% del total de ventas anuales. Durante el mismo periodo analizado, Agosto representa el 10%. Las ventas de pasado agosto fueron de 23,000.

23,000 /.10 = 230,000 (ventas estimadas anuales)

Las ventas proyectadas de octubre deben ser el 12.5% de 230,000 (28,750), las ventas para los otros meses pueden ser calculadas de la misma manera

Siguiente paso, calcular su presupuesto mensual de ventas (Método Cualitativo)

Recuerde que si vende más de un producto o servicio, se requiere preparar un presupuesto por cada uno. Para todos los ejemplos de este documento se utilizar Microsoft Dynamics NAV 2009 Estándar

En NAV existen los informes de análisis los cuales permiten generar estadísticas de varios módulos conforme se requieran. La funcionalidad se encuentra normalmente en el área de análisis e informes de cada modulo. Para este ejemplo entraremos a Ventas y Marketing, Análisis e Informes, Informes de Análisis

image

Crearemos un nuevo análisis dando clic en el campo de nombre de informe de análisis y pondremos Mensual en el nombre y en la descripción teclearemos Reporte de Ventas Mensual

En la columna de Líneas de Análisis daremos un clic con lo que podremos acceder a la siguiente ventana para definir las líneas

image

Después de poner el Nombre PRODUCTOS y la descripción, damos clic en el botón Líneas con lo que abrirá la siguiente ventana

image

Damos clic en el botón Acciones y elegimos la opción de insertar productos

Aparecerá la siguiente ventana (para seleccionar todos los productos de clic en el área marcada con rojo en la imagen).

image

Después daremos clic en aceptar cerramos la ventana y damos clic en aceptar en la de Ventas plantilla de líneas de análisis, de regreso a la siguiente pantalla

image

Ahora daremos clic en la columna de Nombre plantilla columna con lo que aparecerá la siguiente ventana, ahí tecleamos Periodos como Nombre y ponemos una descripción y damos clic en el botón de Columnas

image

Abrirá la siguiente ventana

image

Aquí vemos las siguientes columnas

  • No. Columna – conviene usar letras para poder posteriormente efectuar operaciones
  • Cabecera Columna – Aquí pondremos un nombre descriptivo para la columna a crear
  • Facturado – Booleano para definir si queremos obtener solo lo registrado
  • Tipo Columna – Saldo periodo es la opción a utilizar en este ejemplo
  • Tipo Mov Cont – Elegiremos Movs. Prods. para este ejemplo
  • Formula – Para Realizar operaciones entre columnas
  • Muestra signo opuesto – para cambiar el signo de la columna si es necesario.
  • Formula Fecha comparación – para establecer como compararemos los datos
  • Código tipo de análisis – aquí se filtra por tipo de movimiento
  • Tipo de Valor – En función al campo anterior

A continuación se muestra la imagen de cómo deben quedar las columnas (para este ejemplo se usa la función D para la comparación, en el análisis mensual deberá ser M)

image

Una vez terminado, cerramos la ventana para regresar a la anterior, damos clic en Aceptar y regresamos a

image

Damos clic en aceptar y cerramos todo

Volvemos a abrir el informe de análisis desde el menú ya aparecerá el análisis como se muestra a continuación para la parte de Moneda

image

Ahora veamos la parte de Cantidad

image

Este análisis lo podemos exportar a Excel dando clic en el botón acciones, Exportar a Excel, aparecerá la siguiente pantalla

image

En la imagen se muestra la opción de Crear Libro, sin embargo existe la opción de actualizar libro con lo que contaremos con un mismo archivo de Excel actualizable con un solo clic.

El Excel abrirá como se muestra a continuación

image

Con este archivo podremos continuar con la preparación del presupuesto

Capture las ventas del último mes

$

Capture el porcentaje que representa de las ventas anuales

%

Ventas Anuales Estimadas =

$

Capture el porcentaje que representa el mes a presupuestar en las ventas anuales

   

%

Presupuesto de Ventas =

$

   
 
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