Conducir un análisis de presupuesto de ventas en NAV

 

Introducción

Un presupuesto de ventas es una predicción basada en el desempeño de las ventas y el análisis de las condiciones esperadas del Mercado. El verdadero valor de hacer un presupuesto de ventas es que nos fuerza a mirarnos en el futuro de forma objetiva. La compañía que toma notas de su pasado se mantiene lejos de su presente porque con ese análisis ve en su futuro,

Conducir un presupuesto de ventas provee al negocio de una evaluación de las ventas pasadas y actuales así como el crecimiento anual permitiendo comparar su empresa con las normas existentes. También permite establecer políticas para monitorear los precios y costos operativos garantizando ganancias y notar los problemas pequeños antes de que se hagan más grandes.

Al final debemos entender:

  • La importancia de realizar un presupuesto de ventas
  • Los métodos que se usan para crear presupuestos
  • Que tanto se debe presupuestar
  • Que se necesita para preparar un presupuesto
  • Donde recolectar información para producir ese presupuesto
  • Qué factores afectan las ventas

Temas:

  1. La importancia de los presupuestos de ventas
  2. Que información se necesita para preparar el presupuesto
  3. Que tan seguido se debe presupuestar
  4. Técnicas de presupuesto
  5. Como aplicar los presupuestos a los negocios nuevos
  6. Como producir un presupuesto en el cual se pueda creer
  7. Análisis real vs. Presupuesto
  8. Quien debe preparar el presupuesto
  9. Navision como herramienta para los presupuestos de ventas

I. La importancia de los presupuestos de ventas

El presupuesto de ventas es una herramienta para la empresa, se debe tener en cuenta el pulso de la empresa y saber asi que tan sana está. Los reportes de estos presupuestos mediante graficas y análisis permites ver como se comporta. Puede hacer la diferencia entre solo sobrevivir y ser exitoso en el negocio además de que es una base vital para el presupuesto de la empresa.

Las compañías que implementan presupuestos de ventas acertados obtienen beneficios importantes como:

  1. Mejorar el flujo de efectivo
  2. Saber cuanto y cuando comprar
  3. Conocimiento a fondo de los clientes y los productos que ordenan
  4. La habilidad de planear la producción y la capacidad
  5. La habilidad de identificar tendencias o patrones de las ventas
  6. Determinar el retorno de inversión esperado (esto puede ser de mucha ayuda si la empresa esta tratando de obtener financiamiento de inversionistas u otras instituciones)

La combinación de estos beneficios puede resultar en:

  • Incremento en utilidades
  • Incremento en la retención de clientes
  • Reducir costos
  • Incrementar eficiencia

Para que los presupuestos de ventas sean de valor para el negocio, no deben ser tratados como un ejercicio aislado. Más que eso, deben ser integrados en todas las facetas de su empresa

II. ¿Que información se necesita para preparar un presupuesto de ventas?

Ya que el presupuesto se basa en las ventas previas, es necesario saber el volumen de ventas de los años anteriores. Para completar el presupuesto, se requiere tomar en consideración todos los elementos, tanto internos como externos que puedan afectar las ventas

Matemáticamente es posible presupuestar las ventas como cierta precisión. Realísticamente, esta precisión puede ser afectada por los factores externos de mercado y económicos que están más allá de su control. A continuación listamos algunos de estos factores:

  • Temporalidad de las ventas
  • Estado de la economía
  • Competencia directa o indirecta
  • Eventos políticos
  • Modas o estilos
  • Cambios en la población
  • Clima
  • Cambios en la productividad

Los presupuestos requieren análisis suficientemente detallados de los factores internos y externos relacionados con las funciones de ventas, los factores internos que pueden afectar las ventas son mas controlables como:

  • Problemas laborables
  • Cambios en las políticas de crédito
  • Planes de motivación de ventas
  • Faltantes de inventario
  • Cambios en los precios
  • Disminución de capital de trabajo
  • Cambios en los métodos de distribución
  • Nuevas líneas de productos

El presupuesto de ventas debe ser calificado haciendo las siguientes preguntas:

  1. ¿Cuáles son los productos que deben ser presupuestados (líneas de producto individual o unidades de negocio)?
  2. ¿Qué tan lejos en el futuro debe extenderse el presupuesto?
  3. ¿Qué tan frecuentemente se debe presupuestar?
  4. ¿Qué tan frecuentemente se debe revisar y/o actualizar el presupuesto?
  5. ¿Cuál es la tolerancia de desviación aceptable para el presupuesto?

Los siguientes datos internos deben ser escrutados y analizados cuando se conduce un análisis de ventas. De ahí que los datos deben ser preparados en una base consistente:

  1. Registros contables
  2. Estados financieros
  3. Reportes de ventas
  4. Solicitudes de servicio post venta de los clientes

Es significativo notar que si se vende más de un tipo de producto o servicio, se deben preparar presupuestos por separado para cada servicio o grupo de productos. Entre más enfocado se realice el presupuesto, más preciso será.

III. ¿Cada cuando hay que presupuestar?

Un presupuesto de ventas necesita ser realizado, revisado y comparado con el desempeño actual sobre una base regular. Pensemos que es una rutina que mantiene al negocio funcionando sin problemas de manera que se logren resultados.

Aunque el nivel de confort de cada dueño de empresa es diferente, el presupuesto de ventas debe realizarse mensualmente durante el primer año y cada trimestre a partir del segundo. Entre más seguido se presupueste, es más sencillo identificar variaciones entre las ventas de cada año así como identificar las tendencias o variaciones de una forma más realista.

Aunque todo presupuesto tiene un porcentaje de incertidumbre, entre mas largo sea el plazo presupuestado, mas incertidumbre generará. Como regla de dedo se deben utilizar tres periodos:

1. Presupuestos de corto plazo menores a 3 meses. Se usan para tomar decisiones de forma continua sobre como planear, calendarizar, inventario, producción y tareas de logística.

2. Presupuestos de rango intermedio. Van de 3 meses a dos años. Son utilizados para planeación de presupuesto, control de gasto, marketing de nuevos productos, planes de compensaciones para la fuerza de ventas, planeación de instalaciones.

3. Presupuestos de largo alcance que cubren mas de dos años. Son utilizados para decidir si se entra a nuevos mercados, desarrollo de nuevos productos o servicios, expansiones o contratos de larga duración.

Tal vez el método mas simple es asumir un porcentaje de incremento (o decremento) en las ventas que continuará sin que sea afectado por los factores de mercado.

IV. Técnicas de presupuesto

El presupuestar ventas no es difícil. De hecho, aunque nunca haya realizado un presupuesto de manera formal, probablemente ya ha utilizado algún método informal para realizarlo lo sepa o no, para probar esto, conteste a las siguientes preguntas:

  • ¿Alguna vez se ha preguntado sobre sus requerimientos de inventario?
  • ¿Alguna ocasión a verificado que tenga los suficientes vendedores para cubrir todo su territorio?
  • ¿Ha revisado cuáles son sus ventas totales?
  • ¿Ha revisado cual es el volumen alcanzado por un cliente en especifico?
  • ¿Se ha preguntado por qué en una región especifica ha habido aumentos o disminuciones de ventas?

Si ha contestado Si a cualquiera de las preguntas, usted a conducido un presupuesto de ventas de manera informal.

Hay dos métodos principales para presupuestar: Cualitativo y Cuantitativo o en base a juicios. Muchas compañías utilizan ambos métodos al mismo tiempo.

Para definirlo de una manera sencilla, la palabra cuantitativo significa estimar un monto particular indefinido o considerable de algo. Las técnicas cualitativas recaen principalmente en el número de presupuestos concluidos. Estos números son multiplicados, sumados o correlacionados y después colocados en una fórmula que predice las ventas de la compañía. Se puede comenzar aumentando valores para llegar a los totales o comenzar desde los totales para llegar a la base de contribución. Las técnicas cuantitativas son calculadas desde números importantes como volumen de ventas, PIB, gasto posible o número total posibles compradores en el mercado. Estos datos impactan de manera importante al presupuestar.

Si la demanda de su producto es muy estable y predecible, el presupuesto consiste en las ventas anteriores y la inflación para predecir las ventas futuras. En una formula seria

Ventas Anteriores + Porcentaje de Inflación = Presupuesto de ventas.

Presupuestos Mensuales

En el caso de pequeñas variaciones mensuales sobre un periodo de tiempo de varios años, un método para hacer el presupuesto puede basarse en la distribución de ventas por mes.

Supongamos que estamos haciendo un presupuesto a corto plazo para el mes de Octubre. En los años anteriores las ventas del mes de octubre implican el 12.5% del total de ventas anuales. Durante el mismo periodo analizado, Agosto representa el 10%. Las ventas de pasado agosto fueron de 23,000.

23,000 /.10 = 230,000 (ventas estimadas anuales)

Las ventas proyectadas de octubre deben ser el 12.5% de 230,000 (28,750), las ventas para los otros meses pueden ser calculadas de la misma manera

Siguiente paso, calcular su presupuesto mensual de ventas (Método Cualitativo)

Recuerde que si vende más de un producto o servicio, se requiere preparar un presupuesto por cada uno. Para todos los ejemplos de este documento se utilizar Microsoft Dynamics NAV 2009 Estándar

En NAV existen los informes de análisis los cuales permiten generar estadísticas de varios módulos conforme se requieran. La funcionalidad se encuentra normalmente en el área de análisis e informes de cada modulo. Para este ejemplo entraremos a Ventas y Marketing, Análisis e Informes, Informes de Análisis

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Crearemos un nuevo análisis dando clic en el campo de nombre de informe de análisis y pondremos Mensual en el nombre y en la descripción teclearemos Reporte de Ventas Mensual

En la columna de Líneas de Análisis daremos un clic con lo que podremos acceder a la siguiente ventana para definir las líneas

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Después de poner el Nombre PRODUCTOS y la descripción, damos clic en el botón Líneas con lo que abrirá la siguiente ventana

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Damos clic en el botón Acciones y elegimos la opción de insertar productos

Aparecerá la siguiente ventana (para seleccionar todos los productos de clic en el área marcada con rojo en la imagen).

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Después daremos clic en aceptar cerramos la ventana y damos clic en aceptar en la de Ventas plantilla de líneas de análisis, de regreso a la siguiente pantalla

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Ahora daremos clic en la columna de Nombre plantilla columna con lo que aparecerá la siguiente ventana, ahí tecleamos Periodos como Nombre y ponemos una descripción y damos clic en el botón de Columnas

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Abrirá la siguiente ventana

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Aquí vemos las siguientes columnas

  • No. Columna – conviene usar letras para poder posteriormente efectuar operaciones
  • Cabecera Columna – Aquí pondremos un nombre descriptivo para la columna a crear
  • Facturado – Booleano para definir si queremos obtener solo lo registrado
  • Tipo Columna – Saldo periodo es la opción a utilizar en este ejemplo
  • Tipo Mov Cont – Elegiremos Movs. Prods. para este ejemplo
  • Formula – Para Realizar operaciones entre columnas
  • Muestra signo opuesto – para cambiar el signo de la columna si es necesario.
  • Formula Fecha comparación – para establecer como compararemos los datos
  • Código tipo de análisis – aquí se filtra por tipo de movimiento
  • Tipo de Valor – En función al campo anterior

A continuación se muestra la imagen de cómo deben quedar las columnas (para este ejemplo se usa la función D para la comparación, en el análisis mensual deberá ser M)

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Una vez terminado, cerramos la ventana para regresar a la anterior, damos clic en Aceptar y regresamos a

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Damos clic en aceptar y cerramos todo

Volvemos a abrir el informe de análisis desde el menú ya aparecerá el análisis como se muestra a continuación para la parte de Moneda

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Ahora veamos la parte de Cantidad

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Este análisis lo podemos exportar a Excel dando clic en el botón acciones, Exportar a Excel, aparecerá la siguiente pantalla

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En la imagen se muestra la opción de Crear Libro, sin embargo existe la opción de actualizar libro con lo que contaremos con un mismo archivo de Excel actualizable con un solo clic.

El Excel abrirá como se muestra a continuación

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Con este archivo podremos continuar con la preparación del presupuesto

Capture las ventas del último mes

$

Capture el porcentaje que representa de las ventas anuales

%

Ventas Anuales Estimadas =

$

Capture el porcentaje que representa el mes a presupuestar en las ventas anuales

   

%

Presupuesto de Ventas =

$

   
 

NAV 2009 R2 Implementación Rápida

Bueno, realmente no pensé que pudiera ser tan rápido pero se puede poner a funcionar NAV en menos de 20 días.

El escenario es el siguiente:

  • Empresa europea con operaciones a nivel mundial (EMEA, LATAM, USA).
  • Trabaja con NAV desde que era Financials.
  • Reglas de operación definidas completamente.
  • Personal con amplio conocimiento de operación NAV (como usuario).
  • La nueva sucursal se instala en México a inicios del mes de marzo 2011.
  • Nos contactan en el mes de Abril.
  • Nos envían algunos objetos desarrollados en NAV 5.0 SP1 para integrarlos a NAV 2009 R2 que será la versión a utilizar en México (mas o menos 5 días de trabajo del área de desarrollo, la verdad yo estaba en otro proyecto).
  • El 30 de mayo se realiza la reunión para definir el catalogo de cuentas a utilizar y se instala la base de datos en el nuevo servidor.
  • El 31 de mayo nos dan las directrices para la operación, se realizan pruebas de registros.
  • el 1 de junio se termina de configurar la base y se realizan mas pruebas, se crea una nueva empresa con la configuración probada y se prepara la capacitación.
  • El 2 de junio se inicia con la capacitación terminando el día 3
  • El 6 de junio se inician operaciones en NAV con el registro de los gastos preoperativos.
  • Los días 8 y 9 de junio se da seguimiento para cerrar la fase inicial.
  • Actualmente estamos en espera de autorización del cliente para integrar la solución de factura electrónica.

Según Pitágoras, me da 12 días de trabajo con una posible desviación en el tiempo de desarrollo (como dije, no supe exactamente cuanto tiempo) y un día de una junta de 3 horas.

Implementaciones de ERP´s en empresas grandes

Cuando se realiza una implementación en una empresa de mediana a grande uno se encuentra con problemas muy especiales debido al mismo tamaño de la empresa, sus operaciones y los requerimientos para el mismo.

¿Porque pasa esto?

  • Cuando la empresa es muy grande puede ser que:
  • Nadie quiere hacerse responsable del proyecto
  • Las necesidades de un departamento muchas veces se ponen encima de los otros departamentos de la empresa
  • Las funciones u operaciones cruzadas (que inician en un departamento y terminan en otro o que son realizadas por dos o mas departamentos al mismo tiempo) no tienen un propietario o responsable.
  • Los esfuerzos están desenfocados dado que cada departamento esta mas preocupado por sus operaciones que en tomar en cuenta las de los demás.
  • El personal de la empresa no pone toda la atención al proyecto debido a que además de su trabajo diario deben trabajar extra para el proyecto y en su empresa los miden por el trabajo realizado, no por su contribución al proyecto.

Es un coctel peligroso verdad??

Típicamente ocurre que los puntos anteriores desembocan en problemas que afectan la rutina diaria del personal, confusión, obstrucción y al final, durante el arranque de operaciones, la total desorganización.

Aquí lo importante es que cada consultor debe tener la paciencia suficiente para afrontar estas situaciones, se deben establecer planes de emergencia, tratar de capacitar a los usuarios de la forma mas completa y lo mas importante, seguir una planificación exacta de forma que los pasos de implementación se realicen completamente a fin de evitar faltantes de operaciones, programación o datos.

Esto pudiera incrementar el tiempo de implementación, sin embargo esto es preferible a un fracaso. El problema de este enfoque es mas que nada monetario ya que implica mas tiempos de consultoría lo que en dado caso puede ser renegociado.